- Gelir İdaresi Başkanlığı (G.İ.B.) tarafından 2012 yılında yayınlanan 421 sıra numaralı tebliğ ile e-Fatura mükellefiyeti kapsamında olan bir grup mükellefin Yevmiye ve Kebir defterlerini 2014 yılı içinden başlayarak elektronik olarak hazırlamasını zorunlu kılmıştır. Sonradan yapılan değişiklikler ile isteyenlerin 2015 yılı başında uygulamaya geçebileceği kabul edilmiş ve e-Fatura bağlantısı kopartılarak zorunlu mükellefiyet kapsamında olmayan mükelleflerin de isteğe bağlı olarak eDefter düzenlemelerine olanak sağlanmıştır. Zorunlu mükelleflerin toplamı Mart 2104 itibari ile 19,165 adettir. Dışarıdan bakıldığında olay bu defterleri noter onaylı kağıtlara basmak yerine G.İ.B. tarafından onaylı e-Defter yazılımları ile elektronik olarak hazırlamak ve yine elektronik olarak mühürlemekten ibarettir. Kısaca noterin yerini onaylı yazılım almıştır denilebilir.

- Muazzam miktarda kağıt kullanımını bertaraf ederek çevreye katkı sağlamaktadır.
- Ciltler dolusu basılı kağıdın on yıl süre ile tozlu, pis ve en önemlisi ihtiyaç anında erişilmesi son derece güç depolarda saklanması zarureti ortadan kalmaktadır. Kaldı ki mecburi saklama süresi sonunda imha dahi oldukça meşakkatli bir işlemdir.
- Noter, kağıt, arşiv, vb masraflar ortadan kalktığından ciddi bir tasarruf getirmektedir.
- Defter basımında kanuni süre olan 45 gün hiçbir zaman dikkate alınmamakta, yıl sonunda kapanışlar yapılınca günler boyu defter basımına geçilmektedir. eDefter ile kanuni süre üç aya çıkmış ve hazırlama dakikalar seviyesine inmiştir.
- İç ve dış denetim ile vergi denetimi olağan üstü kolay hale gelmektedir. Bu avantajlar ile bakıldığında kanuni kayıtları açısından kendini temiz hisseden kurumların gönüllü olarak e-Defter kapsamına girmeyişi ilginçtir.
Başka bir ilginç nokta ise elde elektronik bir yevmiye var iken kebir, mizan, vb diğer tüm belgeler kolayca üretilebilir. Bu durumda kebir'in zorunlu bir elektronik defter olması Türk Ticaret Kanununda gerekli düzenlemelerin yapılmamış olmasındandır.

Yevmiye defteri ve büyük defterini elektronik defter olarak tutmak isteyen mükelleflerin Gelir İdaresi Başkanlığı İlkadım Caddesi 06450 Dikmen/ ANKARA adresine yazılı başvuruda bulunması gerekmektedir.

Başvuru dilekçesinin ekine aşağıdaki belgeler eklenecektir.
www.edefter.gov.tr internet adresinde yer alan "Elektronik Defter Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi"nin imzalı aslı,
Tüzel kişiler için başvuru formunu imzalayan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren şirket imza sirkülerinin noter tasdikli örneği (397 Sıra No'lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'ne göre e-Fatura uygulamasından yararlanmaya başlayan ve imza sirkülerinde herhangi bir değişiklik bulunmayan mükellefler için bu şart aranmayacaktır.),
Elektronik defterlerin oluşturulması sırasında, bu konuda uyumluluk onayı alınmış bir yazılımın kullanılması durumunda söz konusu yazılım hakkında yazılımın adı, sürüm numarası gibi mükellef kullanımına özgü bilgiler,
Uyumluluk onayı almamış bir yazılım kullanılmak istenmesi durumunda, Tebliğin "3.2 Yazılımların Uyumluluk Onayı" başlıklı bölümünde uyum onayı alınması için belirtilen belge ve bilgileri.

- E-fatura Uygulaması, mükelleflerin Gelir İdaresi Başkanlığı'nın sistemi üzerinden, belirlenen standart ve formata göre birbirlerine fatura alıp göndermelerini sağlayan sistemin genel adıdır. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yönetilen E-fatura uygulamasında amaç tek format ve standarda göre satıcı ve alıcı arasında güvenli, zaman ve maliyet tasarrufu sağlayan bir sistem oluşturmaktır. E-fatura yeni bir belge türü olmayıp, kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.

-Arşivleme maliyetleri, kâğıt, posta vb. giderleriniz büyük oranda düşecektir.
- Dijital arşiv tutma sayesinde tüm kayıt ve faturalar sürekli el altında olacak ve aranan belgeler kısa sürede bulunacaktır.
- Muhasebe işlemleri kolaylaşacaktır.
- Faturalaşma daha kısa sürede gerçekleştiği için "ödeme" süreci de kısalacaktır.
- Mükellefler arasında bir veri standardizasyonu olacak ve raporlama kolaylaşacaktır.
- Uluslararası yatırımcılar için vergi uyumu kolaylaşacaktır.

- Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre fatura, kâğıt ortamında en az iki nüsha olarak düzenlenerek ilk nüshası (aslı) müşteriye verilen, ikinci nüshası ise yine kâğıt ortamında aynı Kanunun muhafaza ve ibraz hükümlerine göre mükelleflerce saklanılan bir belgedir. Bu tebliğ kapsamında elektronik ortamda oluşturulan faturanın, alıcısına kâğıt olarak gönderilen veya elektronik ortamda iletilen şekli belgenin aslı, düzenleyen tarafından muhafaza edilen elektronik hali ise ikinci nüsha hükmündedir. Bu Tebliğ kapsamında Başkanlıktan e-Arşiv izni alan mükellefler, elektronik ortamda oluşturdukları faturayı elektronik ortamda muhafaza ederler.

e-Arşiv kapsamında iki farklı süreç mevcuttur:e-Arşiv kapsamında fatura oluşturulması ve elektronik ortamda saklanması e-Arşiv kapsamında rapor oluşturulması, eklektronik ortamda saklanması ve GİB'e aktarımı

Fatura Verilerini Toplama ERP ve/veya Faturalama Sistemlerinde e-Fatura numarasını oluşturma Elektronik Faturanın Oluşturulması (UBL-TR 2.0) Elektronik İmza ile İmzalama (Arşiv İmzası) Fatura Görüntüsünü Oluşturulma – PDF Müşteriye Eposta veya Yazdırma İletimi Dikkat: Bu uygulama ile e-Fatura uygulaması kapsamı dışında düzenlenmesi gereken faturaların da elektronik ortamda düzenlenmesi ile muhafaza ve ibraz edilmesinin önü açılmıştır. Söz konusu uygulama ile elektronik fatura kayıt sistemini kullanan mükelleflere e-Arşiv uygulamasına geçmek için anılan tebliğin yayım tarihi itibariyle 1 yıl süre tanınmıştır. Ayrıca elektronik ticaret yapan ve belli bir ciro rakamının üstündeki mükelleflere 01/01/2016 tarihi itibariyle e-Arşiv uygulamasına geçme zorunluluğu getirilmiştir.

• e-Arşiv uygulaması mükelleflerin kendi bilgi işlem sistemi veya Başkanlıktan izin almış özel entegratör bilgi işlem sistemi üzerinden olmak üzere iki yöntemle kullanılabilecektir. ► Uygulamayı kendi bilgi işlem sistemi üzerinde kullanmak isteyen mükellefler www.efatura.gov.tr adresinde yayımlanan e-Arşiv Uygulaması Başvuru Kılavuzu'nda açıklanan şartlara uygun olarak başvuru yaparlar. ► Özel entegratör yoluyla kullanmak isteyenler ise doğrudan bu firmalara başvuru yapacaklar, İdareye herhangi bir başvuruda bulunmayacaklardır.

► TS -ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi Standardı Belgesi, ► ISO 22301 İş Sürekliliği Yönetim Sistemi Standardı Belgesi, ► TS 13298 Elektronik Belge Yönetim Sistemi Belgesi, ► Başkanlık ile "Elektronik Fatura Kayıt Sistemi" Kullanımı için Protokol İmzalanan Mükelleflerin Başvurusu ► e-Arşiv Uygulamasını kendi bilgi işlem sistemleri üzerinden kullanmak isteyen mükelleflerden, Başkanlık ile Elektronik Fatura Kayıt Sistemi kullanımı için protokol e-imzalayan mükellefler, söz konusu ISO/TS sertifikalardan en az birine sahip olmaları halinde, başvuru evrakları ile birlikte sunacakları BİS Raporunda henüz sahip olmadıkları belgelere ilişkin olarak belgelerin ne şekilde, ne kadar sürede temin edileceğini ve belge temini konusunda hangi aşamada (başvuru, değerlendirme, tamamlanma sürecine ilişkin olarak ilgili kurumlardan alınacak resmi belgeler ile birlikte) olduklarını açıklamaları ve Başkanlığa belge temini için taahhütte bulunmaları halinde e-Arşiv Uygulaması talepleri Başkanlıkça değerlendirilecektir. Başkanlıkça yapılan değerlendirme sonucu e-Arşiv Uygulaması izni verilen mükelleflerin, taahhütlerine uygun olarak eksik belgelerini temin edememeleri halinde e-Arşiv Uygulaması izinleri iptal edilebilecektir.

► "Vergi Usul Kanunu uyarınca Vergi Mükellefleri Tarafından Kullanılan Belgelerin Basım ve Dağıtımı Hakkında Yönetmelik" hükümlerine göre basılması zorunlu olan 'Belgelere Konulacak Özel İşaret(Amblem)' ile 'İl Kod Numarası' yerine aynı konumda bulunmak üzere, Gelir İdaresi Başkanlığı amblemi, amblemin altında ise "e-Arşiv Fatura" ibaresi bulunur. ► Vergi mükellefi olmayanlara elektronik ortamda iletilen faturanın alt kısmında ise ayrıca "e-Arşiv izni kapsamında elektronik ortamda iletilmiştir" ifadesi yazılacaktır. ► e-Fatura kılavuzlarında belirtildiği üzere e-Arşiv izni kapsamında düzenlenen belgelerde de, fatura seri-sıra numarası yerine 3 haneli birim kodu ve 13 haneli sıra numarasından oluşan belge numarası kullanılacaktır. (Ör: GİB2013 123456789) Bu seri numarasında birim kod sonrasındaki ilk 4 rakam yıl, kalan 9 rakam ise her yıl 1'den başlamak üzere müteselsil numaradan oluşacaktır. ► Vergi Usul Kanununun faturanın nizamına ilişkin hükümlerine göre faturaların baş tarafında iş sahibinin veya namına imzaya mezun olanların imzasının bulunması mecburidir. ► e-Arşiv Uygulaması kapsamında düzenlenen faturada, düzenleme tarihi yanında, düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi zorunludur.

Mükellefler e-Arşiv Uygulaması kapsamında elektronik belge biçiminde oluşturdukları faturayı vergi mükellefi olmayanlarda uygulanan istisna haricinde alıcısına kâğıt ortamında teslim ederler. ► Vergi mükellefi olmayanlara düzenlenen fatura, alıcının rızasına bağlı olarak kâğıt veya elektronik ortamda teslim edilecektir. Bu faturalar internet dâhil olmak üzere her türlü elektronik araç ve ortamlar vasıtasıyla iletilebilecektir. ► Vergi mükellefi olmayanlara yapılan satışlarda fatura, malın teslimi ya da hizmetin ifası anında elektronik ortamda iletiliyorsa müşteriye bu faturanın kâğıt çıktısı verilir. Bu durumda çıktının satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanması zorunludur. Bu imkândan yararlanabilmek için faturanın malın teslimi anında düzenlenmesi zorunludur. ► e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflere e-Arşiv Uygulaması kapsamında düzenlenen fatura kâğıt ortamında teslim edilir. Bu kapsamda, alıcısına malın yanında kâğıt olarak verilen fatura, irsaliyeli fatura yerine kullanılabilir. Ancak bu imkândan yararlanabilmek için faturanın, malın teslimi anında düzenlenmesi ve "İrsaliye yerine geçer." ifadesinin yazılması zorunludur.

► Vergi mükellefi olmayanlara internet üzerinden mal ve hizmet satışı yapanlar, yaptıkları satışlara ilişkin faturaları Tebliğ'in 7.2 bölümünde(Bülten 5'inci Bölüm) yer alan açıklamalara uygun olarak elektronik ortamda iletmek zorundadır. Söz konusu satışlarda Tebliğin 7.2 bölümünde(Bülten 5'inci Bölüm) açıklanan kâğıt çıktının sevk edilen malın yanında bulunması gerekmektedir. ► İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve 2014 yılı gelir tablosu brüt satış hasılatı tutarı 5 Milyon TL ve üzerinde olan mükellefler, en geç 01.01.2016 tarihine kadar e-Arşiv Uygulamasına geçmek zorundadırlar. ► e-Arşiv Uygulaması kapsamında internet üzerinden mal ve hizmet satışında düzenlenecek faturalarda aşağıdaki bilgilerin bulunması zorunludur. ► Satış işleminin yapıldığı web adresi, ► Ödeme şekli, ► Ödeme tarihi, ► Gönderiyi taşıyanın adı soyadı/unvanı ve VKN/TCKN bilgisi, ► Satışa konu malın gönderildiği veya hizmetin ifa edildiği tarih, ► İade bölümünde; malı iade edenin adı soyadı, adresi, imzası, iade edilen mala ilişkin cins, miktar, birim fiyat ve tutar ► Ayrıca faturada "Bu satış internet üzerinden yapılmıştır." ifadesine yer verilecektir. ► İnternet üzerinden yaptıkları satışlarda yalnızca bilet, sigorta poliçesi vb. belgeleri düzenleyenler zorunluluk kapsamı dışındadır.

► ELEKTRONİK FATURA KAYIT SİSTEMİ (EFKS) KAPSAMINDAKİ FATURALAR ► EFKS kapsamında faturalarını elektronik ortamda oluşturma ve muhafaza izni almış olan mükellefler, bu Tebliğin yayım tarihinden itibaren 1 yıl içerisinde, faturalama süreçleri ile bilgi işlem sistemlerini bu Tebliğde yer alan usul ve esaslara uygun hale getirmek zorundadırlar. ► Ö.K.C. ÜZERİNDEN YAPILAN SATIŞLAR ► Ödeme Kaydedici Cihazlar üzerinden gerçekleştirilen ve e-Fatura veya elektronik arşiv faturası ile belgelendirilen satışlarda, ödeme kaydedici cihazlardan (yeni nesil dâhil) düzenlenecek bilgi fişi, satış anında düzenlenmek ve satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanmak şartıyla irsaliye yerine geçecektir.

► e-Fatura Uygulamasına kayıtlı kullanıcılara düzenlenecek elektronik faturada, düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi halinde elektronik faturanın kâğıt çıktısı irsaliye yerine geçer. ► Ancak bu kâğıt çıktıya "İrsaliye yerine geçer" ifadesinin yazılması ve kâğıt çıktının satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanması zorunludur. ► Bu imkândan yararlanabilmek için elektronik faturanın malın teslimi anında düzenlenmesi gerekir. Hizmet ifasına konu e-Faturanın satış anında düzenlenmesi halinde, söz konusu kâğıt çıktının talep eden müşteriye verilmesi zorunludur.